Companii cu mai multe locații
Certificarea ISO pentru mai multe sedii: coordonare, domeniu și audit
Pentru o companie cu mai multe sedii, primul pas este o imagine corectă a activității din fiecare locație. Certificarea multi-site se analizează în raport cu organizarea sistemului și regulile aplicabile. Numărul adreselor nu stabilește singur nici forma certificatului, nici numărul vizitelor.
Ce înseamnă un sistem coordonat între sedii
IAF MD 1 descrie un sistem unic, cu o funcție centrală care are autoritate asupra lui, analiză de management centralizată și un program de audit intern care acoperă toate sediile. Eligibilitatea pentru eșantionarea locațiilor se analizează separat; ea nu este automată. Vezi referința tehnică MD 1.
Practic, începe cu întrebarea: cine poate cere și urmări aceeași schimbare în toate locațiile? Într-o organizație coordonată, o problemă repetată în două puncte de lucru ajunge la persoana care poate decide resurse, responsabilități și termene. Un folder comun cu proceduri este util, dar discuția trebuie să ajungă și la modul de lucru al echipelor.
Construiește harta operațională a locațiilor
Înaintea solicitării de ofertă, pregătește un tabel cu un rând pentru fiecare locație. Separă sediul administrativ, producția, depozitarea, serviciile și activitățile temporare. Dacă o locație desfășoară mai multe activități, scrie-le explicit.
| Câmp | Ce clarifică |
|---|---|
| Adresă și responsabil | Unde se lucrează și cine poate explica activitatea. |
| Procese și servicii | Ce este comun și ce este specific locației. |
| Personal și schimburi | Când sunt disponibile echipele și activitățile. |
| Coordonare | Cine aprobă documente și urmărește problemele. |
| Schimbări planificate | Mutări, extinderi, locații noi sau închideri. |
Adaugă un contact de rezervă pentru fiecare punct de lucru. Este o măsură simplă de organizare: o absență nu trebuie să blocheze accesul la explicații și înregistrări.
Pregătește diferențele, nu doar asemănările
Două depozite pot folosi aceeași aplicație, dar pot avea echipamente, program și fluxuri diferite. În fișa locației, notează unde apare o diferență relevantă: recepție, depozitare specială, mentenanță, personal temporar sau servicii externalizate.
La pregătire, cere fiecărui responsabil local un exemplu de activitate obișnuită și un exemplu de problemă tratată. Împreună, ele oferă un punct de plecare mai bun decât o declarație generală că toate sediile lucrează identic.
European Accreditation precizează că intervievarea reprezentantului unui sediu la sediul central nu echivalează cu auditarea acelei locații. Planificarea trebuie să permită evaluarea activității relevante, nu doar întâlnirea cu un reprezentant. Citește clarificarea EA.
Exemplu: sediu central și patru depozite
Imaginează-ți o companie cu un sediu administrativ și patru depozite. Trei depozite fac recepție și expediție, iar al patrulea efectuează și operații de asamblare. Acesta este un exemplu pentru pregătirea discuției, nu o schemă de audit prestabilită.
În loc să trimiți doar cinci adrese, pregătește o hartă de o pagină: unde se preiau comenzile, unde se lucrează, cine verifică rezultatul și cine gestionează reclamațiile. Evidențiază operația de asamblare, pentru că schimbă descrierea activității din acel depozit.
Organismul de certificare va avea astfel informații relevante pentru a analiza configurația. Nu calcula singur un număr de vizite dintr-o formulă găsită online și nu considera că un sediu nou intră automat în domeniul existent.
Pregătește accesul și disponibilitatea echipei
Pentru fiecare locație, stabilește cine asigură accesul, unde se găsesc înregistrările și în ce interval se desfășoară operațiile. Menționează din timp echipamentele de protecție necesare, instruirea de acces și eventualele restricții de confidențialitate.
Păstrează un registru simplu al întrebărilor deschise: locație, subiect, responsabil, termen și răspuns. Pentru o neconformitate, descrie și modul în care verificați dacă situația poate apărea în alte puncte de lucru. Poți continua cu ghidul despre acțiuni corective.
Dacă organizația urmărește mai multe standarde, folosește aceeași hartă a locațiilor la discuția despre auditul integrat.
Ce clarificăm înainte de ofertă
O cerere bine pregătită spune ce activități dorești evaluate, câte locații sunt implicate, cum se coordonează și ce schimbări urmează. Adaugă certificatele existente și data următoarei evaluări, dacă există deja un ciclu de certificare.
InterConformity poate porni discuția de la această structură, pentru a clarifica solicitarea și pașii aplicabili. Forma evaluării, documentele emise și calendarul se stabilesc după analiza situației, cu confirmarea regulilor și edițiilor aplicabile.
Întrebări frecvente
Toate sediile trebuie să desfășoare exact aceeași activitate?
Descrie atât procesele comune, cât și diferențele. Configurația evaluării se stabilește după analiza organizației și a regulilor aplicabile.
Ce facem dacă deschidem un nou punct de lucru?
Comunicăm schimbarea organismului de certificare și clarificăm evaluarea și actualizarea documentelor înainte să prezentăm noul punct drept inclus în certificare.
Surse și actualizare
Ghid realizat de InterConformity, pe baza surselor de mai jos. Exemplele și listele de lucru sunt orientative. Pentru situația organizației tale, confirmă domeniul și condițiile aplicabile cu echipa.
Următorul pas
Discutăm proiectul tău.
Trimite activitatea, locațiile și cerința beneficiarului. Pornim de la situația concretă a organizației tale.