Înțelegerea auditului
Audit intern sau audit de certificare ISO: care este diferența?
Auditul intern este organizat de firmă pentru a evalua propriul sistem de management. Auditul de certificare este realizat de un organism extern în procesul de certificare. Un raport intern nu este un certificat, iar auditul extern nu preia responsabilitatea firmei pentru funcționarea sistemului.
Două roluri în același sistem
Auditul intern oferă conducerii informații despre funcționarea sistemului și zonele care au nevoie de îmbunătățire. Această utilitate este explicată în ghidul ISO 9001 Auditing Practices Group despre audit intern.
Certificarea presupune evaluare externă. ISO explică rolul auditurilor și certificării în sistemele de management. Cele două activități trebuie planificate și urmărite distinct.
Ce să clarifici în planificare
| Aspect | Audit intern | Audit de certificare |
|---|---|---|
| Scop | Ce procese și cerințe vrem să evaluăm? | Ce domeniu și standarde au fost convenite? |
| Participanți | Cine auditează și cine răspunde pentru procese? | Cine primește echipa și pune la dispoziție dovezile? |
| Urmărire | Cine preia constatările și verifică acțiunile? | Cum transmitem răspunsurile cerute prin raport? |
Un exemplu de traseu al dovezilor
Exemplu orientativ pentru o firmă de servicii: alege o comandă încheiată și urmărește cerința clientului, acceptarea ei, alocarea responsabilului, dovada livrării și eventualele reclamații. Dacă lipsește o confirmare, notează exact ce ai verificat și unde apare golul.
Pentru următoarea discuție internă, pregătește trei întrebări: cine decide, unde rămâne înregistrarea și cum aflăm dacă rezultatul a fost bun? Acesta este un exemplu de lucru, nu un șablon complet de audit sau o listă universală de documente.
Pregătește legătura dintre constatări și acțiuni
Înainte de întâlnirea cu auditorii, pune alături programul intern, rapoartele relevante, acțiunile rezultate și dovezile disponibile. Un tabel de lucru poate lega fiecare constatare de responsabil, termen, document și rezultat. Verifică dacă oamenii implicați pot explica ce s-a schimbat.
Păstrează separat ce este finalizat și ce este încă în curs. Detaliile logistice și documentele de început sunt în ghidul de pregătire a auditului.
Ce discuți cu organismul de certificare
Comunică domeniul, starea pregătirii și calendarul dorit. Cere planul și explicarea etapelor, fără să tratezi o programare drept aprobare a certificării. Pentru traseul complet, consultă procesul de certificare InterConformity.
Întrebări frecvente
Raportul de audit intern ține loc de certificat?
Nu. Raportul intern consemnează o evaluare organizată de firmă; certificarea implică procesul organismului extern.
Trebuie să ascundem constatările interne?
Pregătește o prezentare exactă a constatărilor și a acțiunilor, cu starea lor reală. Nu declara finalizate acțiuni care sunt încă în curs.
Surse și actualizare
Ghid realizat de InterConformity, pe baza surselor de mai jos. Exemplele și listele de lucru sunt orientative. Pentru situația organizației tale, confirmă domeniul și condițiile aplicabile cu echipa.
Următorul pas
Cum se aplică în firma ta?
Spune-ne activitatea, echipa și standardul vizat. Clarificăm împreună pașii și oferta.