Pregătirea auditului
Cum pregătești organizația pentru auditul ISO
Pregătirea auditului începe cu un domeniu clar, oameni disponibili și dovezi despre activitatea reală. Documentele trebuie să descrie modul în care lucrați și să poată fi urmărite până la procese, responsabilități și rezultate. Planul concret de audit se stabilește cu organismul de certificare.
1. Definește ce intră în evaluare
Descrie activitățile, produsele sau serviciile vizate, sediile și punctele de lucru. Menționează procesele externalizate care pot influența domeniul. Un titlu general precum „servicii” nu explică suficient ce face organizația și unde se desfășoară activitatea.
Trimite aceste informații înainte de stabilirea calendarului. Modificările importante apărute ulterior, precum deschiderea unui punct de lucru sau introducerea unei activități noi, trebuie discutate pentru actualizarea planificării.
2. Pregătește dovezile care există în activitate
Organizează înregistrările pe procese și desemnează persoanele care le pot explica. În funcție de standard și domeniu, discuția poate urmări responsabilități, instruire, obiective, cerințe ale clienților, control operațional, incidente, reclamații și acțiuni de îmbunătățire.
- Documente în versiunea folosită efectiv de echipă.
- Înregistrări din perioade și situații reprezentative.
- Dovezi privind evaluările interne și analiza conducerii.
- Urmărirea problemelor identificate și a acțiunilor luate.
Nu crea înregistrări retroactive pentru a umple un dosar. Dacă o activitate este nouă sau o dovadă lipsește, explică situația reală și stadiul măsurilor luate.
3. Organizează întâlnirile și accesul
Un responsabil de contact coordonează programul și accesul la documente. Colegii care lucrează efectiv în procese trebuie să poată participa la discuțiile relevante. Pentru evaluarea în teren, clarifică regulile de acces, echipamentul necesar și restricțiile de confidențialitate.
Exemplu: pentru o comandă selectată în audit, echipa poate urmări cerința inițială, responsabilul, activitatea realizată și verificarea rezultatului. Legătura dintre informații este mai utilă decât o prezentare generală a tuturor procedurilor.
4. Urmărește constatările după audit
Discută concluziile la închiderea auditului. Pentru o neconformitate, clarifică dovada, cerința relevantă și următorii pași comunicați de organism. Păstrează evidența corecțiilor, analizei cauzelor și acțiunilor aplicabile.
Auditul și decizia de certificare sunt etape distincte. Raportul și dovezile sunt analizate înainte de decizie; desfășurarea auditului nu înseamnă emiterea automată a certificatului.
Lista pentru prima discuție
Pregătește descrierea activității, standardele vizate, numărul de angajați, locațiile și termenul dorit. Dacă există un certificat, include datele lui. Vezi etapele procesului InterConformity și grila de costuri pentru planificarea discuției.
Întrebări frecvente
Trebuie un dosar foarte mare?
Volumul documentelor trebuie să reflecte sistemul și activitățile organizației. Contează dovezile utile și legătura lor cu procesele.
Primim certificatul imediat după audit?
Emiterea nu este automată. Raportul și dovezile sunt analizate înainte de decizia de certificare.
Surse și actualizare
Ghid realizat de InterConformity. Prețurile provin din grila comercială proprie; informațiile despre standarde sunt raportate la sursele de mai jos. Pentru situația organizației tale, confirmă domeniul și ediția în ofertă.
Următorul pas
Cum se aplică în firma ta?
Spune-ne activitatea, echipa și standardul vizat. Clarificăm împreună pașii și oferta.